שיבוץ ואיזון תלמידים לכיתות אם
חברת שחף הוסיפה שדרוג חדש וייחודי בתוכנת מערכת שעות, חלוקת תלמידים חדשים שנרשמים לבית הספר.
המערכת תאפשר לבתי הספר :
1. בית ספר יסודי - לקלוט תלמידים חדשים שעולים לכיתה א מהגן, ולחלק אותם לכיתות לפי אילוצים וקריטריונים.
2. חטיבה - לקלוט תלמידים חדשים שעולים לחטיבה, כיתה ז, מהיסודי , וחלק אותם לכיתות לפי אילוצים וקריטריונים .
3. תיכון - לקלוט תלמידים חדשים שעולים לתיכון, כיתה י, מחטיבה , ולחלק אותם לכיתות לפי אילוצים וקריטריונים .
המערכת מאפשרת
א. קליטה של התלמידים ומאפיינים לכל ילד
ב. חלוקה לכיתות ע״י רובוט שיבוץ שיחלק את התלמידים לפי המאפיינים
ג. שיבוץ ידני
שימוש באופציה זו דורשת הרשאה יש להתקשר למוקד תמיכת שחף 0747244555 לקבלת הרשאה.
שלב ראשון
לפני חלוקת תלמידים לכיתות האם יש לפתוח את פרופיל שנת הלימודים המתאימה כלומר שנת תשפ"א.
כדי להיכנס לסביבת העבודה של שיבוץ התלמידים יש לעבור למצב שיבוץ תלמידים
באמצעות לחיצה על כפתור "מצב שיבוץ תלמידים"
יש ללחוץ על לשונית
שיבוץ לכיתות > פתח סביבת שיבוץ יפתח סביבת עבודה לתהליך השיבוץ.
תחילה יש ללחוץ על
בחירת כיתות 
ולסמן את הכיתות המיועדות לשיבוץ.
השלב השני בתהליך הוא
הוספת תלמידים או
יבוא שמות תלמידים מאקסל
בצד השמאלי של המסך מופיע חלון של תלמידים בלחיצה על אייקון של תלמיד
ניתן להוסיף את שמות התלמידים ידני, בתהליך ההוספה חובה לעדכן לכל תלמיד ת.ז. ומוסד מזין
דרך נוספת היא יבוא רשימת תלמידים מאקסל:
על מנת ליבא דוח תלמידים מאקסל חובה שיהיה קיים שמות העמודות הכתובות מטה בדגש על שם העמודה המצוין.
עמודת "
שם פרטי"
עמודת "
שם משפחה"
עמודת "
תעודת זהות"
עמודת "
מין"
עמודת "
מוסד מזין"
עמודות אלו, חובה שיהיו קיימים בדוח אקסל.
עמודות נוספות שאפשר לייבא מאקסל אך הן אינן חובה עמודת "חבר 1", "חבר 2" ,"חבר 3", "לשבץ עם", "לא לשבץ עם", "שמות קריטריונים".
(תמונה דוגמא מאקסל 16)
לאחר בדיקת האקסל ותיקנו יש ללחוץ על לשונית יבוא מאקסל
השלב השלישי הוא הכנסת החברים האילוצים והקריטריונים עבור כל תלמיד
במקרה שלא יביאנו מאקסל עמודת חברים אילוצים או קריטריונים, ניתן לעדכן ידני מאפיינים לכל תלמיד.
עמודות "חבר ראשון" "חבר שני" "חבר שלישי"-יש ללחוץ על מקש האנטר במקלדת לבחור לכל תלמיד את החברים שלו.
עמודת אילוצים - יש ללחוץ על מקש האנטר ולעדכן לכל תלמיד אילוצים המתאימים עבורו.
קיימים 4 סוגי אילוצים: *חייב להיות בכיתה *לא יכול להיות בכיתה *חייב להיות ביחד עם *לא יכול להיות ביחד
עמודת קריטריונים - תחילה יש להוסיף את סוגי הקריטריונים הרלוונטיים עבור בית הספר
הוספת הקריטריונים נעשית בטבלה הנמצאת בצד שמאל מטה (ראה תמונה)
בחלון זה ניתן לבחור קריטריונים מתוך גלריית הקריטריונים או להוסיף קריטריונים באופן ידני
הוספת קריטריונים מתוך הגלריה - יש ללחוץ על כפתור "גלריית הקריטריונים" ולבחור מתוך הרשימה סוג קריטריון המתאים עבורך.
לדוגמא: קריטריון בשם "הרגלי למידה" כאשר נוסיף אותו לטבלת הקריטריונים נצטרך לעדכן לכל תלמיד את הרמה הלימודית שלו: "נמוכים" "בינוניים" "טובים".
הוספת קריטריונים בצורה ידנית - יש ללחוץ על כפתור הוסף להגדיר את שם הקריטריון וסוגו.
לדוגמא: הוספתי קריטריון בשם "ציון באנגלית" נגדיר את סוג הקריטריון "ערך מספרי", כלומר בלחיצה על
כפתור "הוסף ערך" נוסיף 3 סוגי בחירה
אחרי הוספת סוגי הקריטריונים המתאימים עבור בית הספר יש להגדיר לכל תלמיד את ערך הקריטריון המתאים עבורו.
כלומר יש לעבור ברשימת התלמידים על כל תלמיד ללחוץ במקש האנטר על שדה הקריטריונים.
בסיום הכנסת האילוצים והקריטריונים עבור כל תלמיד יש אפשרות להגדיר קריטריונים עבור כל כיתה
יש ללחוץ לחיצה אחת על חלון הכיתה בכתובית "אין קריטריונים לכיתה"
לסמן קריטריון שחייב להתקיים בכיתה
לדוגמא: כיתה ז3 היא כיתת עולים, בלחיצה על בחירת הקריטריונים לכיתה אני אבחר קריטריון עולים ויסמן בוי את הערך "כן", הכוונה שתלמידים שהוגדרו כעולים יהיו משובצים לכיתה זו.
יש לשים דגש במקרה שרוצים שכל תלמיד שהינו עולה חדש ישובץ
רק לכיתה ז3 חייב להגדיר גם בשאר הכיתות את קריטריון עולים ולסמן בערך "לא"
מומלץ לפני חלוקת התלמידים לבדוק שאין התנגשויות קריטריונים לתלמיד, ללחוץ על חלון
"סיכום קריטריונים"-> "בדיקת תקינות"
בסיום הוספת הקריטריונים לכיתה נתחיל את
שלב חלוקת תלמידים לכיתות
יש 2 אפשרויות שיבוץ: שיבוץ ידני ושיבוץ אוטומטי
1. שיבוץ ידני- כאשר נסמן תלמיד מסויים מתוך רשימת התלמידים נוכל לראות בחלונות הכיתה היכן הוא יכול להיות משובץ, בכל כיתה מופיע ריבוע בצידו השמאלי בשני צבעים אדום או ירוק.
אדום מציין שהתלמיד לא יכול להשתייך לכיתה זו על פי האילוצים שלו ואילו ירוק התלמיד יכול להשתבץ. נשאר רק לגרור את התלמיד לכיתה המתאימה שלו
2. שיבוץ אוטומטי- מערכת שחף תחלק את התלמידים בין הכיתות בעדיפות לאיזון על פי הנתונים שעודכנו בשלבים הקודמים
כגון הרגלי למידה, מצב חברתי,מין,כמות תלמידים ועוד.
לביצוע הפעולה יש ללחוץ על אייקון המודגש בתמונה
ולסמן לכל קריטריון את המשקל המתאים עבורו.
דוגמאות: קריטריון בשם "עולים" יהיה משקל חזק מכיון שזה אילוץ חובה, קריטריון בשם "חבר 1" יהיה משקל חזק ואילו "חבר 3" יהיה משקל בינוני ומטה.
בסיום המערכת תשבץ אוטומטי את התלמידים בכיתות האם.
-אייקון זה מציין שהתלמיד משובץ לכיתה ללא חברים, בלחיצה על שם התלמיד יוצג שמות חבריו לפי סדר הבחירה
חבר ראשון- מופיע ריבוע סגול בספרה 1, חבר שני- מופיע ריבוע סגול בספרה 2 , חבר שלישי- מופיע ריבוע סגול בספרה 3
-אייקון זה מציין שיש התנגשות בשיבוץ התלמיד, בלחיצה עליו יציג את ההתנגשויות.